A ACTA

A acta reproduz os factos, as decisões e opiniões reportadas a assembleias, reuniões ou conselhos. É o relato oficial de tudo o que se passou durante a reunião de uma instituição, departamento, secção, conselho ou grupo de trabalho.
A acta é elaborada pelo secretário da reunião que tem a difícil e penosa tarefa de, ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua posterior elaboração. Deve ser escrita no livro de actas, cujas folhas devem estar rubricadas e numeradas, pelo Presidente da Mesa da Assembleia, o mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento.
A redacção da acta deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados.
A acta é o meio de formação da "vontade colectiva"; o elemento de prova e de interpretação dessa vontade; o registo da vida da instituição.

Conteúdo de uma acta:

A acta deve conter os seguintes elementos:

1. Recebe o número que lhe calhar;
2. Começa com a indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a sessão;
3. Indica o local da reunião;
4. Menciona o tipo de reunião: se ordinária, se extraordinária, se realizada em primeira convocatória, se em segunda convocatória;
5. Indica o nome dos presentes;
6. Inclui a Ordem de Trabalhos, na íntegra e tal como foi enviada na convocatória;
7. Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presentes;
8. Menciono a leitura, a votação e a aprovação da acta da sessão anterior, caso exista para aprovação;
9. Regista as comunicações feitas pelo Presidente da Mesa;
10. Retém os nome dos intervenientes e o resumo das suas considerações;
11. Inclui ainda o resultado de qualquer votação que tenha tido lugar;
12. Regista a fórmula de encerramento;
13. Deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário.